Assalamualaikum Wr.Wb
Berdasarkan hasil survey di PT DBL Indonesia, diketahui informasi bahwa sistem penggajian pada PT DBL Indonesia masih di golongkan pada sistem manual yang belum efisien, dan untuk perhitungan penggajiannya masih harus di proses secara manual dengan mengkompare data dari Microsoft Excell. Kekurangan pada sistem tersebut yaitu sering terjadinya kekeliruan dalam penyimpanan data maupun perhitungan penggajian, laporan yang kurang rinci atau data yang tidak tersimpan secara terorganisir menyebabkan sulitnya pencarian file penggajian yang sudah terekap. Dengan diterapkannya sistem yang penulis rancang pada PT DBL Indonesia, maka aplikasi ini dapat mengurangi risiko kehilangan history penggajian yang mungkin terjadi pada sistem penggajian PT DBL Indonesia. Sistem ini juga diharapkan dapat lebih mempercepat proses pembuatan laporan yang pada akhirnya dapat membantu pihak pengambil keputusan untuk lebih meningkatkan kinerja yang ada. Untuk pembahasan lebih lengkap mengenai apa yang saya bahas pada proyek akhir, dapat dilihat pada proposal proyek akhir dibawah ini..
A. Judul
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERDASARKAN PERJALANAN DINAS PADA PT DBL INDONESIA.
B. Latar Belakang Masalah
PT DBL Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang sport management, khususnya dalam bidang olahraga basket. PT DBL Indonesia masih belum menggunakan Teknologi Informasi secara menyeluruh, baik dalam pengolahan data maupun dalam kegiatan operasional sehari – hari pada proses penggajian karyawan. Salah satu prosesnya adalah administrasi atau pencatatan perjalanan dinas kegiatan event untuk menentukan dan mengelola upah perjalanan dinas pada penggajian karyawan.
Sistem pengelolaan penggajian menggunakan komputerisasi adalah contoh sistem yang sering di terapkan di perusahaan-perusahaan. Salah satu bagian perusahaan yang perlu menggunakan teknologi komputerisasi berupa program aplikasi khusus adalah sumber daya manusia (SDM) atau Human Resource Development (HRD). Kegiatan pengolahan data yang ada pada sumber daya manusia pada PT DBL Indonesia salah satunya adalah penggajian karyawan, yang masih belum memanfaatkan teknologi seoptimal mungkin. Berdasarkan studi analisa yang dilakukan diperusaan ini, ditemukan beberapa kendala yaitu pada bagian proses pengelolaan penggajian karyawan masih dilakukan dalam suatu berkas yang rentan dengan kesalahan penulisan dan pengelolaan data para karyawan, kesalahan dalam perhitungan gaji karyawan serta bermasalah dengan waktu penyelesaian pekerjaan sehingga laporan kepada pemimpin tidak sesuai dengan waktu yang seharusnya.
Salah satu kendala yang dihadapi saat ini adalah pengelolaan data penggajian karyawan berdasarkan event perjalanan dinas. Uang event perjalanan dinas pada PT DBL Indonesia adalah salah satu upah dari penggajian karyawan yang didapatkan oleh karyawan yang ditugaskan untuk perjalanan dinas. Karyawan yang ditugaskan untuk perjalanan dinas akan dicatat untuk disimpan data penugasannya yang telah ditentukan oleh atasan dan untuk mengetahui nominal uang yang akan diterima. Kendalanya adalah saat pencatatan dan perhitungan yang masih menggunakan software Microsoft Excel, walaupun sudah terkomputerisasi namun cara tersebut masih kurang efektif, perhitungan menjadi kurang efisien, penyimpanan data kurang terjamin, sulitnya akses data dan informasi mengenai pegawai, serta adanya kesulitan dalam pembuatan laporan mengenai penggajian karyawan.
Berdasarkan uraian diatas maka dirancang suatu aplikasi penggajian karyawan berdasarkan event perjalanan dinas berbasis desktop, yang mana aplikasi ini dapat digunakan oleh pihak HRD sebagai alat bantu untuk menyimpan dan mengelola data event maupun penggajian karyawan, dan mempermudah pelaporan penugasan karyawan.
C. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana merancang bangun aplikasi penggajian karyawan berdasarkan event perjalanan dinas pada PT DBL Indnesia.
D. Batasan Masalah
Berdasarkan rumusan masalah diatas, maka dapat disusun batasan masalah sebagai berikut:
- Aplikasi yang dibuat digunakan oleh Pihak HRD.
- Tidak membahas keamanan sistem.
- Tidak membahas presensi karyawan.
- Sistem yang dibahas meliputi :
- Pencatatan data event dan penugasan event perjalanan dinas karyawan.
- Pengelolaan dan perhitungan data pengajian berasarkan uang event.
- Rekapitulasi data gaji berupa tabel yang datanya dapat diubah.
E. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, adapun tujuan dari penelitian adalah merancang bangun aplikasi penggajian karyawan berdasarkan event perjalanan dinas pada PT DBL Indonesia.
F. Manfaat
- Bagi Mahasiswa
- Mahasiswa dapat menerapkan ilmu pengetahuan yang telah dimilikinya pada kegiatan nyata, dengan demikian akan tahu perbandingan antara pengetahuan di bangku kuliah dengan kenyataan di industri.
- Menguji kemampuan pribadi untuk berkreasi, sesuai ilmu yang di pelajarinya serta tata cara hubungan masyarakat dalam hubungan industri.
- Memperdalam serta meningkatkan keterampilan diri yang sesuai dengan ilmu yang dimiliki.
- Dapat menyiapkan langkah – langkah yang di perlukan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan di masa yang akan datang.
- Menambah wawasan, pengetahuan dan pengalaman sebagai generasi terdidik yang nantinya dapat terjun dalam masyarakat terutama dalam lingkungan industri.
- Bagi Akademik
- Sebagai bahan masukan untuk mengevaluasi sampai sejauh mana kurikulum yang telah diterapkan sesuai dengan kebutuhan tenaga kerja yang terampil di bidangnya.
- Dijadikan sebagai tambahan referensi khususnya mengenai perkembangan teknologi informasi pada sektor industri maupun pemerintahan di Indonesia yang dapat digunakan oleh pihak-pihak yang memerlukan serta mampu menghasilkan sarjana-sarjana yang handal dan memiliki pengalaman di bidangnya dan dapat membina kerjasama yang baik antara lingkungan akademis dengan lingkungan kerja yang ada.
- Bagi Perusahaan
- Instansi/perusahaan mendapat bantuan dari mahasiswa-mahasiswa yang melakukan analisa sistem hingga diperolehnya hasil yaitu berupa aplikasi yang dapat mempermudah sistem yang ada di perusahan.
- Memudahkan instansi/perusahaan dalam mencari tenaga kerja di bidang teknologi informasi.
- Hasil analisa dan penelitian yang dilakukan setelah melakukan wawancara dan observasi dapat menjadi bahan masukan bagi pihak industri untuk menentukan kebijakan instansi/perusahaan di masa yang akan datang khususnya di bidang Teknologi Informasi.
G. Landasan Teori
- Gaji
Gaji merupakan salah satu hal yang mendorong atau memotivasi pegawai untuk bekerja atau mengabdi secara menyeluruh terhadap perusahaan. Gaji sering disebut juga sebagai upah, tetapi kedua hal tersebut memiliki sedikit perbedaan, adapun beberapa definisi gaji seperti berikut ini:
Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administratif dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan/tahunan. Disamping gaji, pegawai mungkin memperoleh manfaat yang diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dan lain-lain (Soemarso 2005:307)
Dari paparan diatas dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas jasa atas kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut biasanya diberikan bulanan kepada pegawai.
- Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumber Daya Manusia/MSDM merupakan pengakuan tentang pentingnya tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia yang sangat penting dalam memberi kontribusi bagi tujuan-tujuan organisasi, dan penggunaan beberapa fungsi dan kegiatan untuk memastikan bahwa SDM tersebut digunakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individu, organisasi dan masyarakat.
a. Sumber Daya Manusia (SDM) menurut para ahli
Pengertian sumber daya manusia dan penerapannya sering kali masih belum sejalan dengan keinginan organisasi. Sementara keselarasan dalam mengelola SDM menjadi faktor utama kesuksesan jalannya sebuah organisasi. Berikut pengertian sumber daya manusia menurut beberapa ahli:
- Sonny Sumarsono (2003, h 4), Sumber Daya Manusia atau human recources mengandung dua pengertian. Pertama, adalah usaha kerja atau jasa yang dapat diberikan dalam proses produksi. Dalam hal lain SDM mencerminkan kualitas usaha yang diberikan oleh seseorang dalam waktu tertentu untuk menghasilkan barang dan jasa. Pengertian kedua, SDM menyangkut manusia yang mampu bekerja untuk memberikan jasa atau usaha kerja tersebut. Mampu bekerja berarti mampu melakukan kegiatan yang mempunyai kegiatan ekonomis, yaitu bahwa kegiatan tersebut menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan atau masyarakat.
- Mary Parker Follett Manajemen Sumber Daya Manusia adalah suatu seni untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan berbagai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri.
- T.E. Hariandja (2002, h 2) Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan disamping faktor yang lain seperti modal. Oleh karena itu SDM harus dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.
- Mathis dan Jackson (2006, h.3) SDM adalah rancangan sistem-sistem formal dalam sebuah organisasi untuk memastikan penggunaan bakat manusia secara efektif dan efisien guna mencapai tujuan organisasi.
- Hasibuan (2003, h 244) Pengertian Sumber Daya Manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Pelaku dan sifatnya dilakukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya.
SDM terdiri dari daya fikir dan daya fisik setiap manusia. Tegasnya kemampuan setiap manusia ditentukan oleh daya fikir dan daya fisiknya. SDM atau manusia menjadi unsur utama dalam setiap aktivitas yang dilakukan. Peralatan yang handal atau canggih tanpa peran aktif SDM, tidak berarti apa-apa. Daya pikir adalah kecerdasan yang dibawa sejak lahir (modal dasar) sedangkan kecakapan diperoleh dari usaha (belajar dan pelatihan). Kecerdasan tolok ukurnya Intelegence Quotient (IQ) dan Emotion Quality (EQ).
b. Kebijakan dan Kegiatan MSDM
Untuk dapat memahami kebijakan dan kegiatan MSDM dapat dilihat dari suatu pendekatan yang spesifik. Pendekatan tersebut penggunaan MSDM sebagai sebuah cara untuk melakukan rekonseptualisasi dan pengorganisasian kembali peran SDM dan penjelasan ulang tentang tugas dan fungsi departemen personalia dalam organisasi.
Berdasarkan pendekatan tersebut, Guest menyatakan adanya empat kebijakan utama dalam MSDM yaitu:
-
- Employee Influence
- Human resource flow
- Rewards systems
- Work systems
Empat fokus kebijakan MSDM tersebut dapat dipahami sebagai strategi dalam mempengaruhi pekerja guna mengarahkannya pada tujuan organisasi. Sebagai suatu proses pencapaian tujuan, organisasi mengorganisasikan SDM dalam suatu mekanisme sistemik berupa alur SDM (human resources flow) mulai dari perencanaan SDM, rekrutmen, seleksi, perumusan analisis jabatan, dan seterusnya.
Kebijakan lainnya berkaitan dengan sistem penghargaan yang merupakan bagian utama organisasi memberi motivasi guna memaksimalkan kerja dan proses pemekerjaan. Sistem penghargaan (rewards systems) misalnya dapat berupa paket rernunerasi yang terdiri dari penggajian, pemberian bonus dan insentif serta berbagai bentuk kompensasi lainnya.
Di dalam organisasi, peran dan fungsi SDM harus dise!araskan dengan elemen-elemen sumber daya lainnya. Oleh karena itu dalam merxrbuat kebijakan, organisasi memusatkan perhatiannya pada bagaimaan sistem kerja disusun sedemikian rupa sehingga ada kesesuaian antara gerak SDM dengan sumber daya lainnya.
H. Metode Penelitian
- Rancangan Penelitian
a. Metode Observasi
Dalam metode observasi ini dilakukan sebuah penelitian sistem terhadap PT DBL Indonesia untuk dapat memahami alur system penggajian yang ada saat ini pada perusahaan tersebut.
b. Metode Wawancara
Wawancara langsung dilakukan kepada salah satu Pihak Human Resource Development (HRD) PT DBL Indonesia agar mendapatkan informasi yang valid.
c. Studi Keputusan
Dilakukan dengan cara mencari informasi dari berbagai literatur yang berhubungan dengan pembuatan Rancang Bangun Aplikasi Penggajian Karyawan Berdasarkan Event Perjalan Dinas pada PT DBL Indonesia.
2. Analisis, Perancangan dan Implementasi
a. Analisis
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Dalam analisis sistem digunakan metode – metode yang telah dijelaskan pada poin rancangan penelitian di atas, yaitu metode observasi, metode wawancara, dan studi kepustakaan.
b. Perancangan
Perancangan sistem merupakan tahap pengembangan setelah analisis sistem dilakukan. Beberapa proses dalam perancangan sistem yaitu pembuatan Document Flow, System Flow, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relational Diagram (ERD), struktur tabel dan desain rancangan masukan dan keluaran.
Gambar 1 Diagram Konteks
Wassalamualaikum, Wr.Wb
Salam, Noor Aisya
Email : ulfana96@gmail.com
DIII Manajemen Informatika (http://www.mi.stikom.edu)
Dosen Pembimbing : Titik Lusiani, M.Kom., OCP.
http://blog.stikom.edu/lusiani
http://titiklusiani.wordpress.com
http://www.stikom.edu
Aisya's Personal Lounge 